Produktivnost i Time management?
Koristiti vrijeme što efikasnije san je svakog (pre)zaposlenog čovjeka koji žudi za malo više slobodnog vremena ili dužim vikendom.
Nije to želja samo nas s ovih prostora, upravljenje vremenom ili time management proučavaju i mnogi svjetski naučnici u nadi da će otkriti recept kako „produžiti“ vrijeme.
Vremenski menadžment ili upravljenje vremenom je u stvari proces koji podrazumijeva kvalitetnu organizaciju i planiranje vremena između određenih aktivnosti. To podrazumijeva raditi pametnije, a ne više, tako da na kraju završite više obaveza u manje vremena čak i ako ste pod pritiskom.
Zašto neki ljudi uspiju postići više u istom vremenu?
Svima nam dan traje 24 sata, svi na poslu provodimo približno isto vrijeme, zašto onda neki postižu mnogo više?
Tajna je u pametnom upravljanju vremenom i obavezama!
Prije efikasnog upravljanja vremenom ili vremenskog menadžmenta, postojalo je nešto što smo svi zvali organizacija. Pametno isplanirane obaveze su pola posla. Dobrom organizacijom štedite vrijeme, smanjujete stres, povećavate svoju efikasnost i smanjujete moguće greške.
No prije organizacije, ključna je procjena.
Zašto je prije svega važna procjena?
Zato da biste znali šta ćete uzeti u obzir prilikom planiranja.
Velikom broju ljudi svi zadaci koje treba završiti su hitni. Prema „Eisenhowerovom bitno/hitno modelu“ postoje zadaci koji su važni, a nisu hitni; ali postoje i oni koji su hitni, a nisu važni. Prema ovom modelu postoje četiri osnovna stepena prioriteta u našem djelovanju.
Na nama je da procijenimo šta ćemo raditi sada, šta ćemo unositi u planer, a šta nije potrebno posebno planirati. Kada dobro procijenite, a zatim i isplanirate zadatke ušteda vremena ne može izostati.
Čini se da je tu skrivena tajna zbog koje su neki ljudi uspješniji u upravljanju vremenom.
Bez alata nema… uštede vremena
Pored procjene, planiranja i organizacije vremena i zadataka, postoji još jedan neizostavan element ovog procesa, a to su alati.
O aplikacijama i alatima koji štede vrijeme, prostor i pomažu u organizaciji već smo pisali na Capitalia blogu. Svaki od ovih alata koje smo u tekstu spomenuli je provjeren i višestruko testiran u radu Capitalia teama, pa ih možemo iskreno preporučiti.
Korištenje ovih alata povećava produktivnost jer vam pomažu da budete efikasni, a ne prezaposleni. Kada već planirate, mnogo je jednostavnije da imate mapu u kojoj je sve složeno, a rokovi koji pristižu postaju vam vidljiviji jer alat radi za vas.
Ovdje moramo naglasiti još jednu bitnu stvar, pored dobre procjene i organizacije, uz pametno korištenje alata, morate uzeti u obzir još jednu stvar, a to su „ometači“. Često provjeravanje društvenih mreža, brzinsko pregledavanje vijesti po portalima i dopisivanje preko vibera, nisu aktivnosti koje donose dobrobit u svakom trenutku. Dobro je isključiti se dok ne završite zadatak. Ako niste čvrstog karaktera instalirajte blokator koji će to uraditi za vas.
Koncentracija i usredotočenost na zadatak imaju ozbiljne posljedice, a to je veća produktivnost, kvalitetnije odrađen posao, manje stresa. Sasvim dovoljno da upravljanje vremenom shvatite ozbiljno.
I na kraju da rezimiramo i pokušamo zajednički naći recept kako postići više za što manje vremena?!
- napraviti popis zadataka i obaveza koje moramo završiti
- provjeriti njihove rokove
- procijeniti šta nam je važno, a šta trebamo hitno obaviti
- isključiti sve „ometače“ kao što su društvene mreže
- uz pomoć alata i aplikacija obaviti zadatke i popuniti planere
- završiti važne, pa onda i hitne poslove
- uključiti „ometače“ i popiti kafu!
Autor: Irena Omazić
