Godišnja inventura imovine i obaveza – zakonske obaveze
Često se postavlja pitanje da li se inventura mora provoditi svake godine. Odgovor na to pitanje je jasan – mora, jer se radi zakonski propisanoj obavezi.
Naime, iz Zakona o računovodstvu i reviziji FBiH proizlazi da su pravna lica dužna na početku poslovanja, kao i najmanje jednom godišnje sa stanjem na dan kada se završava poslovna godina ili neki drugi obračunski period, izvršiti popis imovine i obaveza sa ciljem da se utvrdi njihovo stvarno stanje, te da se u poslovnim knjigama izvrši usklađivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem.
Znači, popis imovine i obaveza se mora izvršiti na dan 31. decembra, s tim da pravna lica u stečaju i likvidaciji tu obavezu imaju na dan otvaranja stečajnog postupka, odnosno pokretanja postupka likvidacije.
Provođenje inventure uređuje se internim općim aktom (na primjer pravilnikom) temeljem kojeg se pobliže definira postupak provedbe i jasno propisuje:
- osnivanje popisne komisije
- imenovanje članova komisije
- rokovi početka i završetka popisa
- način provedbe popisa
- rokovi za izradu i dostavu izvještaja o izvršenoj inventuri
Jasno definirana procedura ključna je za zakonitu, učinkovitu i vjerodostojnu provedbu inventure.
Koji faktori utječu na uspješno provođenje inventure?
Faktori koji utječu na uspješno provođenje inventure prije svega uključuju ljudski faktor i prostorne uslove, koji su u praksi najvažniji za tačnost i kvalitetu popisa imovine i obaveza. Nerijetko se upravo ovi faktori zanemaruju, iako mogu imati presudan utjecaj na konačne rezultate inventure.
S aspekta ljudskog faktora, potrebno je da inventuru obavljaju osobe koje imaju dovoljno stručnog znanja, da su odmorni i imaju visoki stepen koncentracije, te da čitav proces ne obavljaju pukim automatizmom, s obzirom da se tada mogu dogoditi i određeni propusti, što može utjecati na daljnji tok inventure. Također, neophodno je češće vršiti promjene osoba zaduženih za provedbu inventure, radi odmora, te intenzivnije vršiti nadzor tokom same provedbe.
S druge strane, uspješno provođenje inventure zahtijeva rad u čistom i urednom poslovnom prostoru.
U prostorijama gdje se obavlja popis imovine neophodno je osigurati odgovarajuće uslove u pogledu temperature, osvjetljenja, razine buke i čistoće.
Takvi uslovi omogućavaju veću preglednost, točnost i ažurnost u provedbi inventure.
Zašto je važno provoditi inventuru?
Provedba inventure ima veliki značaj za svaki privredni subjekt jer:
- prikazuje realnu financijsku sliku preduzeća
- omogućava kontrolu imovine i obaveza
- pomaže u otkrivanju nepravilnosti i prijevarnih radnji
- osigurava usklađenost sa zakonskim propisima
Loša je poslovna praksa da se inventura provodi samo radi zadovoljavanja zakonske forme, odnosno da se taj proces olako shvaća, te obavlja rutinski i površno, a što može u krajnjoj liniji imati i negativne posljedice za poslovanje poduzeća.
Planiranje inventure: smanjenje pogrešaka i zakonska usklađenost
Radi smanjenja pogrešaka i propusta u provedbi inventure preporučljivo je već na početku poslovne godine uspostaviti sistem, uključujući korištenje poslovnih softvera i računovodstvene usluge, koji će omogućiti pravilnu evidenciju i kontrolu poslovanja tokom cijele poslovne godine.
- Dugotrajna imovina i obveze se mogu popisivati tokom godine (jer nema velikih oscilacija)
- Kratkotrajna imovina i obveze popisuju se samom kraju godine.
U svakom slučaju sva imovina i obveze moraju biti popisane kako bi se ispunila zakonska obveza i osigurala tačnost finansijskih izvještaja.
