Postoje dvije vrste ljude: oni koji mrze sastanke i oni kojima je beskrajno sastančenje uživanje.
U prvu skupinu spadaju ljudi koji trebaju precizne informacije, uz pomoć tih informacija rade na ostvarivanju zadatih ciljeva i teže rezultatima.
U drugu skupinu spadaju ljudi koji sastanke vide kao druženje, a ne alat kojim se postiže efikasnost na poslu.
Rad od kuće i prebacivanje na “zoom kolove” (kako se to sada moderno kaže) poboljšalo je situaciju, pa su ljudi postali malo bolje organizirani. Ćaskanje na zoom kolovima nije tako interesantno kao druženje uživo.
Ipak, efikasni sastanci ne događaju se slučajno. Oni se pripremaju.
Postoji niz pitanja na koja treba odgovoriti da bi se počelo sa pripremom produktivnog sastanka, ta pitanja su:
- Trebamo li zaista ovaj sastanak?
- Ko nam je potreban da bi sastanak bio uspješan?
- Koliko bi sastanak trebao trajati?
- Ko će se pobrinuti da sve ide kako treba?
Sa osnovnim odgovorima na umu možete krenuti u organizaciju sastanka.
Koji cilj želimo postići ovim sastankom?
Tražimo li nove ideje, razmjenjujemo informacije o napretku projekta, rješavamo probleme koji nas sprečavaju da produktivno nastavimo s poslom, pokrećemo novi projekt i treba nam raspodjela zadataka…
Kada ste sigurni koji cilj želite postići, upišite to u agendu koju ćete poslati svim sudionicima sastanka. Zatim nastavite dalje s pripremom.
Ko nam je potreban da bi sastanak bio uspješan?
Na sastanak ne zovite ljude “za svaki slučaj”!
Ako zaista nema velike potrebe da čovjek sjedi na sastanku i sluša vas, ako ničim iz svog posla ne može unaprijediti vaše znanje, produktivnost i informisanost u ovom trenutku, nemojte ga zvati.
Zašto je ovo tako važno?
Istraživanja pokazuju da veličina grupe povećava rizik od smanjenja produktivnosti sastanka i efikasnosti donošenja odluka samo zbog društvenih interakcija. Autor Tom Rogers otkrio je da prosječan broj društvenih interakcija raste eksponencijalno s povećanjem veličine grupe.
Grupa od šest osoba ima 15 veza, a deset ljudi povećava broj veza do 45. To je 45 mogućnosti za društvene veze koje smanjuju efikasnost i produktivnost sastanka.
Jedan od najbogatijih ljudi na svijetu, izvršni direktor Amazona Jeff Bezos uvijek je nastojao izbjeći nepotrebne sastanke. Kada je sastanak apsolutno neizbježan, on ima savjet koji povećava njihovu produktivnost i korisnost.
On to naziva “pravilom dvije pizze“.
Pravilo kaže nikada nemojte organizirati sastanak na kojem dvije pizze ne bi mogle nahraniti cijelu grupu.
Koliko bi sastanak trebao trajati?
Doktor Adrian Furnham, profesor psihologije na University College London, kaže da je upravljanje očekivanjima od sastanka itekako važno: “Uvijek planirajte i distribuirajte dnevni red prije sastanaka. Neka se svi prethodno dogovore o ishodima sastanka. Preuzmite dnevni red i dogovorene ishode. Budite jasni zašto neki jesu za, a neki nisu. Dajte neku ideju o dužini sastanka.”
Sastanci mogu trajati satima. Prema podacima koje je prikupio ReadyTalk zaposleni u prosjeku imaju 62 sastanka mjesečno, a 31 radni sat potroše na neproduktivnim sastancima.
Sastanci su jedan od najskupljih oblika komunikacije među zaposlenicima na radnom mjestu.
Istraživanje provedeno na 6.500 ljudi iz SAD -a, Velike Britanije i Njemačke pokazalo je da su među 19 milijuna promatranih sastanaka neučinkoviti sastanci koštali do 399 milijardi dolara u SAD -u i 58 milijardi dolara u Velikoj Britaniji.
Da bi se kontrolirala dužina sastanaka, potrebno je unaprijed reći svima o čemu će se na sastanku razgovarati i koje odgovore oni trebaju pripremiti. Time štedimo vrijeme i duga previše detaljna obrazlaganja pojedinih tema ili čak tema koje u tom trenutku nisu važne.
Ko će se pobrinuti da sve ide kako treba?
I za rezultate sastanka netko mora biti odgovoran.
Ako se pouzdamo u kolektivnu odgovornost, odgovorni će biti svi i niko.
Onaj ko organizira sastanak, priprema agendu, šalje dodatne materijale i pitanja, moderira sastanak, taj će sumirati rezultate na kraju i uključiti štopericu.
Naravno, neće sastanak biti vođen onako kako štoperica diktira, ali je važno paziti na vrijeme i produktivnost. Produktivnost zaposlenih na sastanku potičemo tako što:
- usmjeravamo razgovor prema cilju sastanka
- pazimo da se rasprave ne pretvore u konflikt među sudionicima
- postavljamo pitanja kako bi potaknuli učesnike na razmišljanje
- aktivno slušamo
- svakom učesniku dajemo priliku da kaže što ima
- ohrabrujemo raspravu
- vodimo zabilješke
Voditelj sastanka će uputiti sve one koji su na sastanku potrebni, da se detaljno pripreme i dodijeliti im uloge (prezentiranje istraživanja, uvod u novi projekt, analiza trenutnog stanja ili proteklog poslovnog perioda). Davanjem posebnih uloga učesnicima možemo povećati fokus i angažman.
Spriječite multitasking
Multitasking je posljedica modernog i povezanog života. I uzima svoj danak u svakom segmentu života. Studija pokazuje da nas multitasking čini manje efikasnima, povećava stres i globalno gospodarstvo svake godine košta oko 450 milijardi dolara.
Nigdje problem nije toliko očit kao u prostorijama za sastanke gdje e -pošta, tekstovi i surfanje mogu imati značajan uticaj na krajnji rezultat sastanka.
Multitasking se može spriječiti tako što će se unaprijed u emailu svim učesnicima sastanka dodijeliti uloga i reći što se od njih očekuje na tom sastanku. Aktivno sudjelovanje u radu tima, smanjit će rad na drugim stvarima i sačuvati fokus.
Tokom sastanaka u kompaniji Keller-Williams Realty, svako čiji telefon zazvoni mora uplatiti donaciju KW Cares, dobrotvornoj organizaciji kompanije. Glasnogovornik Darryl Frost kaže da se ovakvom politikom smanjuju prekidi tokom sastanaka. “Kad se dogodi, to podržava našu korporativnu neprofitnu organizaciju. To je win-win.”
Kako doskočiti kašjenju na sastanke i odugovlačenju
Jeff Bezos je dao zanimljiv pogled na njegovu poslovnu praksu. On izbjegava popodnevne sastanke kad god se raspravlja o važnim pitanjima.
“Volim održavati sastanke prije ručka. Sve što je stvarno mentalno izazovno – je za sastanak u 10 sati. Jer do 17 sati, ja mislim “Ne mogu o tome razmišljati danas. Pokušajmo ovo sutra u 10.”
U kompaniji Inquisium zaposlenici rijetko kasne na sastanke.
To je zato što potpredjednik Darrell Gehrt ima neobičnu kaznu za svakoga ko zakasni na sastanak.
“Uveo sam praksu da se mora pjevati kad neko zakasni. Slušali smo državnu himnu, sretan rođendan i dječje pjesmice.”
Gehrt tvrdi da je u kompaniji postojala kultura dolaska na sastanke s kašnjenjem od preko 10 minuta, što je neproduktivno i ometajuće.
“Najveći nedostatak ove prakse je što je toliko učinkovita, da rijetko imamo priliku natjerati bilo koga da pjeva ovih dana.”
