Koliko vi doprinosite efikasnoj komunikaciji u kompaniji?
Ili je bolje pitanje kako doprinosite neefikasnoj komunikaciji i jeste li svjesni svog doprinosa?
Šta je efikasna komunikacija u timovima
Efikasna komunikacija nije znati što ćete reći i svoje misli jasno izgovoriti, nego reći nešto što će ostali članovi tima razumjeti i odgovoriti na to. To što vi vjerujete da pravilno komunicirate misli i informacije u svojoj kompaniji, ne znači da je to i efikasno.
Komunikacija u timu treba osigurati da menadžment i tim rade na istom cilju i da taj cilj i njegovu svrhu razumiju. Tad su zaposlenici sigurni u svoj posao, a menadžeri su sigurni da članovi tima korektno obavljaju taj posao.
Zašto trebamo efikasnu komunikaciju u timovima
Skupina naučnika uradila je istraživanje analizom 150 studija i 9000 timova i došli su do zaključka da:
- kvaliteta komunikacije ima veći uticaj na produktivnost tima od učestalosti komunikacije
- važno je razlikovati tipove komunikacije (npr. dijeljenje znanja, razrada informacija)
- prisna komunikacija u timovima i komunikacija licem u lice pokazala se najefikasnijom.
Istraživanja pokazuju da su tri ili više ljudi, koji rade zajedno na projektu, mnogo efikasniji od jedne osobe koja provodi svo svoje vrijeme radeći istu stvar. Ali bez komunikacije, tri i više članova tima mogu biti beskorisni kao da se na projektu nije radilo.
Timovi koji ne komuniciraju efikasno završavaju gubitkom vremena i energije jer rade poslove koji nisu potrebni, a sve to zbog nedostatka razumijevanja šta treba učiniti. Ovakva komunikaciju dovodi do toga da članovi tima pogrešno razumiju jedni druge. Ovo je često uzrok nedostatka povjerenja i sukoba unutar tima.
Timovi koji ne uspijevaju efikasno komunicirati često ne razumiju šta ih čini produktivnijima, jer ne uspijevaju dobiti povratnu informaciju od članova tima i ne postoji niko drugi s kim mogu usporediti svoj rad.
Kako organizirati efikasnu komunikaciju u timu
Okolnosti koje posebno utiču na efikasnost u komuniciranju su otvoreni uredi u kojima više članova tima komunicira o različitim stvarima s različitim ljudima. Ovdje komunikacija može biti otežana, a njen učinak gotovo nikakav.
Druga izazovna okolnost je remote način rada u kojem članovi tima rade s različitih lokacija, a ipak se moraju razumjeti.
Preporuka u ovim, ali i svim drugim okolnostima je kreirati komunikacijsku strategiju.
Komunikacijska strategija za tim je akcijski plan za poboljšanje komunikacije unutar kompanije.
Komunikacijska strategija uključuje:
- ciljevi koji će komunikacijski plan učiniti uspješnim
- alata koji omogućavaju i verbalnu i neverbalnu komunikaciju
Korištenje komunikacijskih strategija na radnom mjestu povećava znanje kompanije, olakšava komunikaciju između timova i članova tima, a neke poslovne procese može pojednostaviti.
Vrijeme podijeljeno u blokove
U nekim kompanijama vrijeme je organizirano u blokovima. Od 9 do 11 se u tišini rade najvažniji zadaci, bez komunikacije s kolegama (osim ako nešto nije hitno). Sastanci i telefonski razgovori s klijentima se završavaju u odvojenim prostorijama za sastanke. Od 11 do 13 se održavaju interni sastanci ako je to potrebno i komunicira se međusobno. Od 13 do 17 je ponovno blok za rad na zadacima.
Korištenje aplikacija za interno komuniciranje
Jedan od alata koji je poslovnu komunikaciju timova podigao na viši nivo je Slack i Teams. Unutar ovih aplikacija odvija se komunikacija svih članova tima, po odvojenim projektima i uvijek imate uvid u kontinuitet komunikacije koja je vezana za projekti ili temu.
Redoviti sastanci
Jedan od načina efikasnog komuniciranja u timu su redoviti sastanci. Ako sastanci tima ne mogu biti održani fizički, stručnjaci preporučuju da se sastanci održavaju online uz obavezu da kamera bude uključena. Na ovaj način komunikacija je potpunija i nivo razumijevanja bolji.
Korist za tim od efikasne komunikacije
Produktivnost tima jeste jedna od koristi koju donosi efikasna komunikacija. Ali postoji još elemenata koji mogu biti poticaj da se posvetite kreiranju strategije komuniciranja u kompaniji i da definirate sve procedure koje će komunikaciju olakšati.
Elementi koje efikasna komunikacija na radnom mjestu pruža organizaciji:
- povećana angažiranost zaposlenika
Efikasna komunikacija ne osigurava samo tačan prijem informacija, nego radi na povezivanju drugih i održavanju otvorene komunikacije između zaposlenika i drugih članova organizacije. To u konačnici djeluje na stvaranje boljeg angažmana među zaposlenicima, što može dovesti do povećanog zadovoljstva zaposlenika i zdravije kulture tvrtke.
- poboljšana produktivnost
Kada zaposlenici ne razumiju svoju ulogu ili očekivanja na poziciji ili imaju ograničene resurse za obavljanje zadataka, često se osjećaju zbunjeno ili spriječeno obavljati svoj posao najbolje što mogu. Informacije koje su lako dostupne i komunicirane na odgovarajući način olakšavaju zaposlenicima sve aspekte obavljanja posla.
- bolji odnosi s klijentima
Dobra komunikacija na radnom mjestu nije dobra samo za zaposlenike organizacije, nego utiče i na odnose s klijentima. Dobra komunikacija sa kupcima ili klijentima gradi čvrste odnose. Klijenti traže kompanije koje redovitom komunikacijom održavaju klijente u toku sa promjenama.
- bolji tretman za zaposlenike
Otvorena komunikacija u kompaniji osigurava zaposlenicima da razumiju svoju ulogu i da imaju jasan smjer šta se od njih očekuje. To osnažuje zaposlenike da poduzmu odgovarajuće korake potrebne za obavljanje svojih dužnosti i da daju veći doprinos organizaciji u cjelini.
- bolji imidž u javnosti
Kompanije koje imaju imidž dobrih komunikatora sa internom i eksternom javnošću, često imaju jak i pozitivan imidž u javnosti. Ovo pomaže privlačenju talenata u kompaniju i čak može povećati interes investitora.
U svakoj kompaniji, bez obzira na njenu veličinu i broj zaposlenih, komunikaciju čine definirane procedure, ali i svaki zaposlenik kompanije. Koliko će komunikacija biti otvorena i uspješna, podjednako ovisi od svakog dijela koji u komunikaciji učestvuje čak i onda kada smatra da u komunikaciji neće učestvovati.
