Kako izmjeriti učinak poslovanja? Jeste li na pravom putu, je li svaki od vaših timova podjednako uspješan u svom poslu i kako unaprijediti sve procese u kompaniji?
Odgovor na ova pitanja želi znati svaki menadžer, voditelj projekta, vlasnik kompanije.
Podrazumijeva se da određene procese u kompaniji mjerimo i da na osnovu tih mjerenja procjenjujemo uspješnost timova, sektora i na kraju čitave kompanije. Šta poduzeti kada nam je potrebno nešto više od tih metrika da bismo donosili preciznije odluke i imali još preciznije informacije o poslovanju kompanije?
Rješenje je uvesti u svoje poslovanje mjerenje KPI-a, odnosno ključnih pokazatelja uspješnosti.
Šta dobijamo mjerenjem ključnih pokazatelja uspješnosti?
Prema riječima Avinasha Kaushika, digital marketing evanđeliste u Googleu, KPI su mjerenja, ali ne normalna mjerenja!
Ključni pokazatelj uspješnosti/Key Performance Indicators (KPI) je mjerni podatak koji vam pomaže da razumijete kako radite s obzirom na svoje strateške ciljeve.
Mjerenjem KPI-a imate uvid u podatke koje klasična mjerenja poslovnih procesa ne pokazuju, a to su uvidi u vrijednosti koje pokazuju koliko je uspješna kompanija u postizanju ključnih poslovnih (strateških) ciljeva.
Nisu precizniji podaci o funkcioniranju svih procesa u kompaniji jedina dobrobit koju ovakva mjerenja donose.
KPI (ključni pokazatelji uspješnpsti) pokazuju povezanost svakog uposlenika sa ciljevima i misijom kompanije, što dodatno utiče na pozitivan stav i produktivnost zaposlenih.
Još jedan benefit mjerenja KPI-a je i „KO” stavka u kreiranju planova.
KO je odgovoran za svaku stavku, bez obzira da li se radi o menadžeru ili uposleniku.
- Ko je odgovoran za prodaju,
- ko je odgovoran za određivanje cijena,
- ko je odgovoran za troškove telefoniranja?
Uvidom u podatke nakon mjerenja KPI-a svaki menadžer ima jasne i precizne pokazatelje koji poslovni procesi ne funkcionišu i gdje trebate mijenjati procese ili ljude.
Kako mjeriti ključne pokazatelje uspješnosti?
Definiranje jednog ili dva ključna indikatora (KPI) za svaku funkciju pokazuje mjerljive aktivnosti koje svaki uposlenik treba postići na dnevnoj, pa onda i na sedmičnoj bazi. Na kraju, kada se ovi podaci analiziraju, svaki menadžer može prepoznati gdje postoje smetnje. I što je najvažnije može smetnje otkloniti.
Prema tvrdnjama Verne Hernish, autora knjige Scaling up, izuzetno je važno da svaki proces u kompaniji ima određene indikatore (vrijeme, troškove ili kvalitet) koji će pokazati koliko je pojedini proces zdrav i uspješan.
Zajednički pokazatelji nisu dovoljni da bi se mogle donositi odluke na mikro nivou i da bi svaki zaposlenik podjednako doprinio razvoju kompanije.
U članak „Najsretniji čovjek u Detroitu” koji je za Bloomberg Businessweek napisao Keith Naughton stoji kako je radio bivši CEO Ford Motora Alan Milally na svojim sastancima poznatim kao BPR (u prevodu Pregled poslovnih planova) koji su trajali 2,5 sata, sa 15 članova visokog menadžmenta u Fordu. Na ovim je sastancima Mulally zahtijevao izvješća u 300 grafova, a svaki od njih bio je u crvenoj, žutoj ili zelenoj boji. Svi grafovi bili su zalijepljeni po zidovima sale za sastanke, a prikazivali su probleme, upozorenja ili napredak.
Prema Milallyevim riječima „ne možete upravljati tajnom. Kada ovo radite svaki tjedan, ne možete se sakriti.” Ovakav prostup mjerenju svih poslovnih procesa u Fordu, disciplina, pravilno postavljeni ključni indikatori uspješnosti i provođenje planova rezultirali su promjenom koja je Ford izvukla iz gubitaka i donijela profit.
Zamke u mjerenju KPI-a
- Postaviti prave KPI-e
Mjerenje ključnih pokazatelja uspješnosti ne provodi se postavljanjem ciljeva i procjenom jesu li ti ciljevi ostvareni. Takva mjerenje su standard. Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) su vrijednosti koje pokazuju koliko učinkovito tvrtka postiže ključne poslovne ciljeve. KPI se koristi kako bi se procijenio uspjeh u postizanju strateških ciljeva. Koja je, u stvari, razlika? KPI je “metrika koja je važna”. Ona se izravno odnosi na cilj poslovanja da bi se strategija kompanije zadržala na pravom putu. - Ne postoji općeniti KPI
„Općeniti” KPI ne može biti dobar pokazatelj jer ne pruža točne i relevantne podatke. Ovo znači da svaka funkcija u kompaniji, svaki odjel mora imati svoje, prilagođene ključne pokazatelje uspješnosti jer marketing, prodaja, računovodstvo i proizvodnja ne mogu mjeriti iste vrijednosti. Svaka osoba u kompaniji radi za jedan (strateški) cilj, ali do tog cilja dolaze kroz različite poslovne procese i aktivnosti. Zato je jedinstven i prilagođen KPI važan. - KPI je vezan za osobu koja ga mjeri
Pored postavljanja odgovarajućih KPI-a i mjrenja pravih vrijednosti, još jedan izuzetno važan element je da KPI treba da bude što je bliže vezan za osobu koja ga meri. U svojoj knjizi Scaling up, Verne Hernish navodi da je rješenje problema maknuti ljude na druge pozicije. Ako postoji potreba za upošljavanjem ljudi „izvana” da biste popunili mjesta senior menadžera, učinite to jednom u šest ili devet mjeseci. Toliko je potrebno da nađete pravu osobu, da osoba prihvati potpuno novu poziciju u kompaniji, i da u svojoj psihi u potpunosti prihvati kulturu i vrijednosti vaše kompanije. Vrlo često neprecizni podaci i problemi su posljedica loših procesa, ne loših ljudi. - KPI mora biti vezan za strateški cilj kompanije
KPI mora biti vezan za strateški cilj kompanije i doprinositi njegovom ostvarenju. Ciljevi su presudni da bi se neka metrika pokazala kao ključni pokazatelj uspješnosti (KPI). Upravo zbog cilja KPI treba biti jedinstven za svaku kompaniju i svakog uposlenika. Ključni pokazatelji uspješnosti pomažu usklađivanju svih procesa i aktivnosti u organizaciji, menadžerima i zaposlenima na nižim nivoima, pomaže u razumijevanju povezanosti rezultata i aktivnosti koje se postižu u pojedinim sektorima i na radnim mjestima, pomaže u razumijevanju povezanosti rezultata i aktivnosti cijelog preduzeća.
