Kako kompanija raste, rastu i administrativne, računovodstvene i porezne obaveze. Više računa, više zaposlenika, složeniji propisi i veća potreba za tačnim finansijskim informacijama postaju svakodnevnica.
U tom trenutku mnogi poduzetnici postavljaju isto pitanje:
Da li zaposliti internu osobu za računovodstvo ili angažovati firmu za računovodstvo i poreze?
Za veliki broj malih i srednjih preduzeća outsourcing računovodstva postao je način da dobiju stručnu podršku, veću sigurnost i bolje organizovane procese bez potrebe za razvojem internog računovodstvenog odjela.
Ali da li je outsourcing računovodstva pravo rješenje za svaku kompaniju?
Šta je outsourcing računovodstva?
Outsourcing računovodstva podrazumijeva angažovanje vanjskog stručnog partnera koji preuzima dio ili sve računovodstvene, porezne i administrativne procese poslovanja.
Mnogi još uvijek outsourcing računovodstva posmatraju kao „nekoga ko knjiži račune“.
U praksi, kvalitetna računovodstvena podrška danas podrazumijeva mnogo više.
Najčešće uključuje:
1. Računovodstvene usluge
- vođenje poslovnih knjiga,
- knjiženje finansijskih promjena,
- usklađivanje uplata i obaveza,
- pripremu finansijskih izvještaja,
- organizaciju računovodstvene dokumentacije,
- praćenje finansijskog poslovanja kompanije.
2. Porezne usluge
Porezni propisi se redovno mijenjaju i zahtijevaju kontinuirano praćenje.
Zbog toga outsourcing često uključuje:
- PDV evidencije i prijave,
- porez na dobit,
- porez po odbitku,
- porezno savjetovanje i planiranje,
- komunikaciju sa poreznim institucijama,
- podršku tokom kontrola i inspekcija.
3. Obračun plaća i kadrovska administracija
Kako broj zaposlenika raste, raste i administrativna složenost.
Outsourcing računovodstva često uključuje:
- obračun plaća i ugovora,
- prijave i odjave zaposlenika,
- pripremu zakonskih obrazaca,
- komunikaciju sa nadležnim institucijama,
- kadrovsku administraciju i evidencije.
4. Poslovno savjetovanje i podršku poslovanju
Kvalitetna firma za računovodstvo i poreze ne radi samo knjiženje dokumentacije.
Poduzetnicima je često potrebna podrška u svakodnevnim poslovnim situacijama kao što su:
- organizacija računovodstvenih procesa,
- porezne dileme i procjena rizika,
- priprema za kredit ili investiciju,
- organizacija dokumentacije i administracije,
- analiza poslovnih i finansijskih pitanja,
- podrška kod rasta poslovanja i novih poslovnih modela.
Drugim riječima, outsourcing računovodstva danas često znači partnera koji pruža računovodstvenu, poreznu i poslovnu podršku — a ne samo eksternog knjigovođu.
Kada kompanije najčešće razmišljaju o outsourcingu računovodstva?
Najčešće onda kada:
- vlasnik troši previše vremena na administraciju,
- jedna osoba više ne može kvalitetno pokriti sve obaveze,
- firma raste i poslovanje postaje složenije,
- pojavljuju se pitanja vezana za PDV, poreze ili zapošljavanje,
- teško je pronaći kvalitetan računovodstveni kadar,
- postoji potreba za boljim izvještavanjem i većom kontrolom poslovanja.
Posebno je to slučaj kod malih i srednjih preduzeća, gdje često nije racionalno razvijati cijeli interni računovodstveni tim.
Prednosti outsourcinga računovodstva
1. Fokus na razvoj poslovanja
Vlasnici firmi često troše značajno vrijeme na:
- administraciju,
- račune,
- porezne prijave,
- plate zaposlenika,
- komunikaciju sa institucijama.
Outsourcing računovodstva omogućava da se više vremena usmjeri na ono što donosi najveću vrijednost:
klijente, prodaju, razvoj i profitabilnost poslovanja.
2. Tim stručnjaka umjesto jedne osobe
Kod internog računovodstva kompanija često zavisi od jedne osobe.
Ali šta kada ta osoba:
- ode na godišnji odmor,
- bude na bolovanju,
- promijeni posao,
- nema iskustva za složeniju poreznu ili računovodstvenu situaciju?
Kod outsourcing modela kompanija dobija podršku stručnog tima iz oblasti računovodstva, poreza, obračuna plaća i poslovnog savjetovanja.
To donosi veću sigurnost i kontinuitet rada.
3. Veća porezna i računovodstvena sigurnost
Greške u:
- PDV prijavama,
- obračunu plata,
- poreznim evidencijama,
- godišnjim finansijskim izvještajima
mogu dovesti do dodatnih troškova, kazni i nepotrebnog stresa.
Kvalitetna firma za računovodstvo i poreze ne radi samo knjiženje, nego prati propise i pomaže kompaniji da posluje usklađeno sa zakonskim okvirom.
4. Stručna podrška kada se pojave složenija pitanja
U poslovanju često nastaju situacije koje prevazilaze redovno knjiženje:
- kredit ili leasing,
- investicija,
- međunarodno poslovanje,
- porezna kontrola,
- nova zapošljavanja,
- reorganizacija poslovanja,
- specifični ugovorni odnosi.
U takvim situacijama važno je imati partnera koji poznaje vaše poslovanje i može brzo pomoći ili uključiti odgovarajuće stručnjake kada je potrebno.
5. Usluga koja raste zajedno sa poslovanjem
Na početku poslovanja potrebe su često jednostavne.
Kasnije dolaze:
- ulazak u PDV sistem,
- više zaposlenika,
- dodatni izvještaji,
- međunarodno poslovanje,
- složeniji porezni zahtjevi,
- krediti i investicije.
Zato kvalitetna računovodstvena podrška treba omogućiti da se obim usluga prilagođava rastu i kompleksnosti poslovanja.
6. Predvidljiviji troškovi poslovanja
Interni zaposlenik ne znači samo platu.
Potrebno je računati i:
- doprinose,
- godišnje odmore,
- bolovanja,
- edukacije,
- računovodstvene softvere,
- dodatne stručne angažmane.
Kod outsourcing modela trošak je najčešće jasnije planiran i prilagođen stvarnim potrebama kompanije.
Nedostaci outsourcinga računovodstva
Iako outsourcing računovodstva donosi brojne prednosti, postoje i određeni izazovi.
1. Manji osjećaj direktne kontrole
Neki poduzetnici vole imati računovodstvo „u kancelariji“.
Međutim, moderna saradnja danas se sve više zasniva na digitalnoj razmjeni dokumentacije, dostupnosti informacija i brzoj komunikaciji.
2. Potrebna je aktivna saradnja
Outsourcing ne znači: „Pošaljem dokumentaciju i više ne razmišljam.”
Kvalitetno računovodstvo zahtijeva saradnju, pravovremenu dostavu dokumentacije i redovnu komunikaciju između kompanije i računovodstvenog partnera.
3. Kvalitet partnera pravi najveću razliku
Nisu sve računovodstvene firme iste.
Prilikom izbora partnera vrijedi procijeniti:
- stručnost tima,
- iskustvo u porezima,
- organizaciju rada,
- brzinu odgovora,
- kvalitet komunikacije,
- nivo savjetodavne podrške.
Najniža cijena dugoročno često nije i najpovoljnije rješenje.
Interno računovodstvo ili outsourcing – kratko poređenje
| Interno računovodstvo | Outsourcing računovodstva |
| Ovisnost o jednoj osobi | Tim stručnjaka |
| Veći fiksni troškovi | Fleksibilniji i predvidiviji troškovi |
| Interna edukacija | Kontinuirano stručno usavršavanje |
| Rizik odsustva zaposlenika | Kontinuitet rada |
| Ograničeno iskustvo | Iskustvo iz različitih industrija |
Razmišljate da li je outsourcing računovodstva pravo rješenje za vaše poslovanje?
Ne postoji univerzalno rješenje koje odgovara svakoj kompaniji.
Za dio poslovnih sistema interno računovodstvo može imati smisla.
Međutim, za veliki broj malih i srednjih preduzeća outsourcing računovodstva predstavlja način da dobiju stručno računovodstvo, poreznu podršku, obračun plaća i poslovno savjetovanje uz veću sigurnost i organizovanije poslovanje.
Najvažnije je pronaći partnera koji razumije vaše poslovanje, prati zakonske promjene i može rasti zajedno s vašom kompanijom.
Prvi korak je analiza postojećih procesa, potreba i planova rasta, jer kvalitetno organizovano računovodstvo nije samo administrativna funkcija, nego važna podrška razvoju poslovanja.
