Evidencije o radnicima i drugim osobama angažovanim na radu kod poslodavca i evidencije o radnom vremenu provedenom na radu u skladu propisane su Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim osobama na radu („Službene novine FBiH“, broj 92.16 od 18.11.2016. godine).
Pravilnik propisuje četiri evidencije:
- Evidencija o radnicima – matična evidencija kod poslodavca
- Evidencija o drugim licima angažovanim na radu kod poslodavca
- Evidencija o radnom vremenu (vodi se na početku i na kraju radnog dana radnika, a u slučaju da neki od podataka nije poznat na početku radnog dana, poslodavac je dužan isti unijeti u evidenciju odmah nakon saznanja tog podatka. Poslodavac može zadužiti radnika za redovno vođenje i dostavljanje evidencije, koju je poslodavac obavezan kontolirati)
- Evidencija o radnom vremenu za radnike koji poslove obavljaju na izdvojenom mjestu rada
Način vođenja evidencije o radnicima
Pravilnikom nisu propisani izgledi evidencija, već isključivo podaci koji evidencije moraju sadržavati.
Neslužbene verzije obrazaca koji sadrže sve potrebne elemente navedene u Pravilniku možete besplatno preuzeti u dnu ovog teksta.
Svaki poslodavac može, na osnovu svojih potreba, eventualno izvršiti prilagođavanje obrazaca.
U slučaju da dođe do promjene podataka koji su zabilježeni u evidencijama, radnik je dužan odmah (a najkasnije u roku od osam dana od nastanka promjene podataka) prijaviti poslodavcu promjenu.
Navedene evidencije vode se pisano u obliku knjige, a mogu se voditi i u elektroničkom obliku.
Evidencije o radnicima se čuvaju trajno, a ostale evidencije se čuvaju pet godina od dana prestanka rada osoba.
U slučaju da je pokrenut radni spor, poslodavac je dužan čuvati dokumentaciju do pravomoćnog okončanja spora.
Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim osobama na radu predviđene su kaznene odredbe koje se kreću od od 1.000 KM do 10.000 KM za pravno, te od 2.000 KM do 5.000 KM za odgovorno lice.
Vođenje evidencije i lični podaci
Vođenje evidencija predstavlja zakonsku obavezu, a sa druge strane potrebno je voditi računa o načinu korištenja dobivenih podataka posebno uzimajući u obzir Zakon o zaštiti ličnih podataka.
Važno je napomenuti da je za prikupljanje ličnih podataka potrebna saglasnost i pristanak lica.
Znači, prava za prikupljanje podataka o ličnosti zaposlenog na osnovu navedenog Pravilnika ne daju poslodavcu neograničena ovlaštenja raspolaganja i korištenja podataka.
U vezi sa obradom podataka ličnosti, propisano je da:
- zaposlenik ima pravo uvida u dokumenta koja sadrže lične podatke o zaposlenom
- zaposlenik ima pravo da zahtjeva brisanje podataka koji nisu od neposrednog značaja za poslove koje obavlja
- zaposlenik ima pravo na ispravljanje netačnih podataka.
Sva pravna lica imaju obavezu da se registruju u Agenciji za zaštitu ličnih podataka u BiH, kao kontrolori zbirki ličnih podataka, te da na osnovu Člana 14. Zakona o zaštiti ličnih podataka dostave evidencije o zbirkama ličnih podataka koje vode.
Poslodavac ima obavezu da vodi evidencije o zaposlenicima u skladu sa Zakonom o radu i Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencija.
Ne treba zanemariti ni međusobnu povezanost propisa iz oblasti radnog zakonodavstva sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka jer poslodavci imaju ograničena ovlašćenja prilikom prikupljanja i obrađivanja podataka zaposlenih.
Za vođenje evidencija, posebno za manja preduzeća, nisu potrebni specijalizirani softveri, excell tabele su sasvim dobar alat za ovaj oblik vođenja evidencije.
Evidencija o radnicima – matična evidencija kod poslodavca (klikom preumite excell tabelu)
Evidencija o radnom vremenu za radnike koji poslove obavljaju na izdvojenom mjestu rada
