Znate li da 94% problema i mogućnosti za poboljšanje pripada sistemu, a ne zaposlenima. Otkrio je to legendarni statističar i savjetnik za upravljanje W. Edwards Deming u svojoj je knjizi Out of the Crisis.
Zašto je onda uobičajena poslovna praksa trenirati zaposlene da budu produktivniji, nagrađivati ih ako zaista jesu i destimulirati ako nisu produktivni.
Ima li u produktivnosti mjesta za sistem i kako sistem možemo unaprijediti?
Šta je produktivnost
Produktivnost se najčešće definira kao omjer dobijenog (outputa) u odnosu na uloženo (inpute), pri čemu inputi mogu biti ljudski rad, kapital, oprema…
U tekstu Produktivnost i značaj mjerenja produktivnosti portala PIT, autorica Mersiha Halimanović navodi da na produktivnost utiču brojni faktori, od društveno-političkog sistema, ekonomske politike, pa sve do specifičnih faktora na nivou preduzeća:
- organizovanosti procesa,
- stepenu tehnološkog razvoja,
- upravljačkih vještina menadžmenta,
- napredne poslovne kulture,
- osposobljenosti uposlenika…
Kako ovo funkcionira u praksi?
Kada je u kompaniji potrebno unaprijediti produktivnost obično se počne sa edukacijama uposlenih i menadžmenta, gdje se inhouse treninzima i stručnim usavršavanjima nastoje unaprijediti vještine.
Edukaciju zaposlenih prati usvajanje tehnologije i novih alata za rad, pa je sljedeći korak u unapređenju produktivnosti korištenje digitalnih alata u svakodnevnom radu.
Poslovna kultura postaje sve više predmet unapređenja jer se shvatilo da međuljudski odnosi na radnom mjestu utiču na vaš život, na tim, na uspjeh kompanije i što je najvažnije, utiču na nivo stresa kojem ste izloženi svakodnevno. Ovaj dio svede se na team building-e i jednodnevne aktivnosti izvan kompanijskih prostorija.
Nerijetko su popraćene fotografijama na društvenim mrežama.
Element koji je po važnosti prvi, ali često nije prioritet u primjeni je sistem rada u kompaniji.
Šta je sistem i kako nam pomaže
Sistem možemo definirati kao skupinu ili kombinaciju stvari i dijelova koji čine složenu, jedinstvenu cjelinu.
Ako nemate sve dijelove ili neki od dijelova ne rade ispravno, sistem ne radi dobro.
Dijelove, koji su važni za funkcioniranje sistema, nazivamo procesima.
To su svakodnevni ponovljivi zadaci koji sve u kompaniji održavaju u pogonu. Ako poboljšate poslovne procese, cijela vaša organizacija bit će učinkovitija i produktivnija.
Dobar poslovni proces: učinkovit, dokumentiran, testiran
Da bi priča o poslovnim procesima i sistemima bila još više komplikovana, trebamo naglasiti da postojanje nekog procesa ne znači da je on učinkovit, da olakšava posao uposlenima i da produktivnost diže na nivo viši od onog na kojem se trenutno nalazi kompanija ili samo jedan odjel.
Da bi netko bio učinkovit, presudna je dobra i temeljita dokumentacija koja definira svaki korak pojedinačno, kao i to ko je u timu odgovoran za pojedini dio procesa.
Međutim, 52% poduzeća anketiranih u izvješću BPTrends reklo je da samo povremeno uređuju ili dokumentiraju procese svojih kompanija.
“Dobar poslovni proces bit će dobro dokumentiran, tako da je to knjiga na koju se organizacija može pozvati”, kaže Erin Greilick, viši savjetnički partner u Strata Leadership.” Dovoljno razvijena da članovi tima mogu ponoviti ono što je uključeno u proces razvoja bilo kojeg dijela posla na koji su usredotočeni.”
U praksi bi to trebalo značiti da kompanija i svi zaposleni, bez obzira na nivo znanja i sposobnosti koji imaju, bez ikakvih problema može raditi ako vlasnika kompanije, direktora ili šefa nema nekoliko mjeseci. Realnost u našim kompanijama je takva da izuzetno mali procent njih ima sistem, u većini njih je jedini sistem ići direktoru po svaki potpis, pitati za svaku sitnicu, konzultirati se za svako slovo koje na strateškom nivou nema apsolutno nikakvo značenje.
Procesi moraju pratiti sve promjene.
Zato dokumentacija s vremena na vrijeme treba biti testirana.
Kako unaprijediti procese u kompaniji
Dokumentiranjem određenih pravila
Postojanje jednog jednostavnog procesa koji se provodi u cijeloj kompaniji korisno je za sistem i poboljšanje produktivnosti.
Ipak u praksi je češći slučaj postojanje 4 ili 5 različitih načina na koji zaposlenici provode postupak. Najčešće je to posljedica navike stečene tokom sticanja radnog iskustva i razvoja vještina. Problem može predstavljati neslaganje pojedinih dijelova različitih procesa, kada na kraju imamo i različite rezultate rada.
Za bolju i mjerljivu produktivnost, bolja je opcija dokumentiran proces rada propisan za svaki zadatak. Svaki novi zaposleni, tokom uvođenja u posao bit će upoznat s načinom rada, a dokumentacija prema kojoj se izvršavaju zadaci trebala bi se nalaziti uvijek na istom mjestu.
Važno je utvrditi koji je pristup najbolji, dokumentirati ga i osigurati da se svi zaposlenici toga drže.
Način dokumentiranja procesa nije toliko važan, koliko je važno da je dokument svima jasan i pristupačan.
Mapiranjem procesa
Nakon dokumentiranja potrebno je osigurati dobar način provođenja procesa. To se može postići mapiranjem.
Mapa procesa je dijagram toka, sadrži korake koje je potrebno poduzeti da bi postupak rada bio dovršen.
Budući da u računovodstvenoj agenciji (ali i u mnogim drugim kompanijama) zadaci nisu takvog tipa da bi dijagram odgovarao svim poslovnim procesima, kao alat za mapiranje koristi se Asana i sličnialati.
Automatizacijom
Automatizacija poslovnih procesa je upotreba tehnologije za automatizaciju ponovljivih svakodnevnih zadataka. Ubrzava način na koji se posao obavlja zahvaljujući precizno definiranim pravilima i radnjama. Automatizacija pomaže organizacijama da pojednostave procese kao što su uvođenje zaposlenika u posao, upravljanje dokumentacijom…
Kako znamo je li proces pogodan za automatizaciju? Automatizacija je potrebna ako:
- Proces zahtijeva dosljednost u cijeloj organizaciji
- Postupak je ponovljiv
- Proces mora svaki put biti bez grešaka
U računovodstvenoj agenciji automatiziramo procedure kao što su:
- Mentoriranje studenata koji imaju part-time posao
- Skeniranje, imenovanje i spremanje dokumentacije klijenata
- Način prijema i komunikacije s klijentima
Hoće li zaposleni služiti sistemu ili sistem zaposlenima
Gallupovo istraživanje otkrilo je da samo oko polovice zaposlenika u potpunosti razumije što se od njih očekuje i da samo njihova zbunjenost smanjuje produktivnost za 10-20%.
Dobro postavljen organizacijski sistem podrazumijeva definirane procese, uloge zaposlenih i način mjerenja rezultata.
Daniel Markovitz tvrdi da ovdje pripada većina poboljšanja produktivnosti. Osobna rješenja mogu biti korisna, ali najučinkovitije rješenje za nisku produktivnost mora se primijeniti na nivou sistema, a ne pojedinca.
