Čuvanje računovodstvene i porezne dokumentacije
Dokumentacija predstavlja temelj funkcionisanja preduzeća jer svaki poslovni događaj započinje, obavlja se i završava nekim pisanim dokumentom. Vremenom svi dokumenti gube na značaju ali je teško utvrditi da li će se u nekom trenutku pojaviti potreba za istim.
S tim u vezi potrebno je utvrditi rokove za čuvanje dokumentacije, vodeći računa o računovodstvenim, poreznim i drugim propisima koji regulišu navedenu oblast.
U ovom tekstu usporedili smo nekoliko zakona i definisali rokove i kazne za nepoštivanje istih.
Utvrđivanje načina i rokova čuvanja računovodstvene i porezne dokumentacije definisano je Zakonom o računovodstvu, Zakonom o Poreznoj upravi FBiH, Zakonom o porezu na dodanu vrijednost, Zakonom o obligacijskim odnosima, Pravilnikom o obliku, sadržaju i načinu vođenja trgovačke knjige, Uredbom o organizovanju i načinu vršenja arhivskim poslova u pravnim licima u FBiH.
Najznačajniji propisani rokovi za čuvanje dokumentacije
Vezano za utvrđivanje roka najznačajniji je Zakon o računovodstvu i reviziji s obzirom da su propisani rokovi čuvanja dokumentacije isti ili duži od poreznih zakona.
Detaljnije vezano za rokove i načine čuvanja definisano je članovima 31. i 32. Zakona o računovodstvu i reviziji od čega izdvajamo najznačajnije:
- Knjigovodstvene isprave čuvaju se u izvornom materijalnom obliku, u obliku elektronskog zapisa ili na mikrofilmu, a predstavljaju dokaznu osnovu poslovnih knjiga;
- Knjigovodstvene isprave na osnovu kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu, kao i glavna knjiga i dnevnik čuvaju se najmanje jedanast godina;
- Knjigovodstvene isprave na osnovu kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige, kao i pomoćne knjige, čuvaju se najmanje sedam godina;
- Periodični obračuni, isprave platnog prometa putem ovlaštenih finansijskih institucija čuvaju se najmanje pet godina;
- Godišnji izvještaj o poslovanju (obavezan za srednja i velika preduzeća) čuva se u orginalnom obliku jedanaest godina nakon isteka poslovne godine;
- Pomoćni obračuni, prodajni i kontrolni blokovi i sl. čuvaju se dvije godine;
- Revizorska društva čuvaju šest godina dokumentaciju na osnovu koje je obavljena revizija;
- Isprave koje se čuvaju trajno su: platne liste ili analitičke evidencije o plaćama u vezi sa plaćanjem doprinosa, kupoprodajni ugovori po kojima je izvršeno sticanje nekretnina, godišnji računovodstveni obračuni, finansijski izvještaji, konsolidirani finansijski izvještaji, izvještaji o izvršenoj reviziji i svi interni akti od uticaja na finansijsko poslovanje;
Važno je naglasiti da rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga počinje teći zadnjega dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige i u koje su podaci iz isprava uneseni.
Kazna za ne pridržavanje navedenih rokova iznosi od 5.000 KM do 15.000 KM za pravno lice, a 500 do 3.000 KM za odgovorno lice firme.
Zastarni rokovi za čuvanje dokumentacije
Prema odredbama člana 371. Zakona o obligacionim odnosima, opći zastarni rok iz poslovnih odnosa je pet godina, dok zastarni rok od 10 godina je predviđen u slučaju kada je potraživanje utvrđeno pravomoćnom sudskom odlukom.
Svaki obveznik dužan voditi knjige s dovoljno podataka
Član 56. Zakona o PDV-u definiše da je svaki obveznik dužan voditi knjige s dovoljno podataka koji će omogućiti urednu primjenu PDV-a, uključujući i obračunavanje obaveze PDV-a za svaki period PDV-a i inspekciju od strane UIO.
Navedene knjige vode se u skladu s propisima o računovodstvu. Dobavljač dobara, odnosno davalac usluga dužan je čuvati kopije svih faktura, knjižnih obavještenja i izvoda o plaćanju. UIO može donijeti bliže propise o računovodstvu i knjigovodstvu, uključujući i utvrđivanje zahtjeva i uslova za pretvaranje računovodstva i knjigovodstva koje se vodi u stranoj valuti u državnu valutu u svrhu utvrđivanja poreske obaveze i drugih podataka koji se obavezno vode.
U Članu 67. tačka 13. Zakona o PDV-u definisano je da pravni subjekt koji ne vodi i ne čuva knjige u skladu sa Članom 56. podliježe novčanoj kazni u rasponu od 300 KM do 10.000 KM.
Zastarjelost po osnovu indirektnih poreza je definisana Članom 36. Zakona o postupku indirektnog oporezivanja u kojem je istaknuto da istekom roka od pet godina zastarjeva pravo UIO na razrez prethodno nerazrezanih obaveza po osnovu indirektnih poreza, kao i pravo UIO da zahtjijeva plaćanje iznosa po osnovu indirektnih poreza.
Dalje po Članu 29. Pravilnika o kontroli indirektnih poreza uposlenik na poslu kontrole može donijeti zaključak kojem se nalaže kontroliranom licu da u slučaju neažuirane, nepotpune ili neuredne knjigovodstvene evidencije istu ažurira u roku koji ne treba biti duži od 15 dana. Ako se porezna obaveza ne može utvrditi na osnovu knjigovodstvenih evidencija, porezna obaveza se utvrđuje na osnovu posrednih dokaza, uključujući raspoloživu dokumentaciju u onoj mjeri u kojoj se ona smatra pouzanom.
Rokovi za razrez
Prema odredbama članka 73. Zakona o Poreznoj upravi FBiH („Službene novine FBiH“, br. 33/02 i 28/04), razrez se može izvršiti u sljedećim rokovima:
-
za porez i za kaznu koja se odnosi na taj porez, u roku od pet godina nakon što je porezna prijava za taj porez podnesena ili nakon dana dospijeća tog poreza, računajući od dana koji je kasnije nastupio;
-
za kaznu koja se ne odnosi na određeni porez, u roku od pet godina nakon što je porezni prekršaj za koji je vezana ova kazna počinjen i
-
za kamatu, u roku u kojem se razrezuje porez ili kazna na koju se plaća kamata prema ovom članu.
Razrez se može izvršiti u bilo koje vrijeme:
-
za porez ili kaznu koji se odnose na taj porez, ako je porezna prijava za taj porez lažna i
-
za kaznu koja se ne odnosi na određeni porez, ako je lice koje je počinilo porezni prekršaj namjerno prikrilo ili poduzelo bilo koju radnju da sakrije prekršaj od poreznog organa.
Prema odredbama članka 74. istog zakona, kada je porezna obaveza dospjela za naplatu može se naplatiti uz primjenjivanje postupka prinudne naplate ili u sudskom postupku samo ako su mjere naplate ili sudski postupak počeli:
-
u roku od pet godina po dospijeću porezne obveze, ili
-
prije isteka bilo kojeg dodatnog roka za naplatu pisano dogovorenog između poreznog organa i poreznog obveznika.
U skladu sa Pravilnikom o postupcima i redosljedu radnji u procesu fiskalizacije propisano je čuvanje kontrolne trake za fiskalne kase sa dvije trake minimalno dva mjeseca po isteku tekućeg mjeseca u kojim su iste kreirane.
Član 52. Zakona o fiskalnim sistemima FBiH definiše novčane kazne u iznosu od 2.500 KM do 20.000 KM za pravno lice, međutim nije navedeno kažnjavanje na osnovu neposjedovanja kontrolne trake.
Način vođenja i rok čuvanja trgovačke knjige
Prema odredbama Člana 35. Pravilnika o obliku, sadržaju i načinu vođenja trgovačke knjige i utvrđuje rok za čuvanje trgovačke knjige od 10. godina po isteku poslovne godine, a dokumentacija na osnovu koje su vršenja knjiženja u trgovačkoj knjizi najmanje 5 godina po isteku poslovne godine na koju se ta dokumentacija odnosi.
Član 63. Zakona o unutrašnoj trgovini definiše kaznu u iznosu od 3.000 KM do 15.000 KM za pravno lice ukoliko ne drži i ne vodi ažurno trgovinsku knjigu.
Uredba o načinu vršenja arhivskih poslova FBiH
Načini i uslovi čuvanja i arhiviranja dokumentacije su definisane Uredbom o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u FBiH.
Članom 18. i 19. navedene Uredbe definisano je da je svako pravno lice dužno voditi arhivsku knjigu za arhivske poslove iz svoje nadležnosti, registraturna građa na kraju svake godine se obavezno upisuje u arhivsku knjigu. Sam izgled arhivske knjige nije definisan.
Po Članu 21. Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturne jedinice u kojima se po odgovarajućim predmetima i cjelinama odlaže arhivska građa. Pod registraturnom jedinicom, podrazumijeva se fascikla, registrator, kutija, knjiga, omot i druga jedinica pakiranja u koju se odlaže registraturna građa. Ove jedinice se formiraju prije upisa registraturne građe u arhivsku knjigu.
U glavi V Uredbe definisani su uslovi čuvanja registraturne i arhivske građe. Odgovorno lice je dužno preduzeti mjere i obezbijediti uslove da se registraturna i arhivska građa iz nadležnosti pravnog lica čuva u sređenom i sigurnom stanju čime se podrazumijeva ustrojena registraturna odnosno arhivska građa, koja je predviđena propisima o kancelarijskom poslovanju pravnog lica te sigurna od oštećenja uništenja i nestajanja.
U cilju zaštite pravna lica su dužna obezbjediti i održavati klimatske, hemijsko-biološke i fizičke uslove i kontrolu tih uslova što podrazumijeva da temperatura vazduha u arhivskim prostorijama se mora održavati u rasponu od 10-15°C a relativna vlažnost od 50-60%. Registraturna i arhivska građa u arhivskim prostorijama ne smiju biti izloženi direktnom utjecaju sunčevog svjetla.
Za osvjetljenje tih prostorija koriste se uobičajeni svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko, foto-hemijsko i biološki štetno dejstvo. Radi sprječavanja štetnog utjecaja bioloških faktora na registraturnu i arhivsku građu, obavlja se, po potrebi, dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija arhivskih prostorija.
Uništenje dokumentacije
Po isteku rokova za čuvanje dokumentacije, prije nego se uništi, potrebno je nadležnom arhivu (na nivou Federacije BiH ili Kantona) podnijeti na odobrenje prijedlog za uništenje određene dokumentacije.
Prijedlog treba sadržavati popis (vrstu, količinu i vrijeme nastanka) dokumentacije koja se uništava te propisane rokove čuvanja. Ova obaveza je propisana Zakonom o arhivskoj građi („Službene novine FBiH“, broj 45/02), kao i posebnim kantonalnim propisima.
Dokumentacija se može uništiti tek po prijemu odobrenja.
Prilikom uništavanja dokumentacije moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka, te zaštite okoliša. Konkretnije, prema odredbama Zakona o arhivskoj građi, stvaralac ili imalac registraturne građe može, nakon odabiranja arhivske građe, preostalu bezvrijednu građu predati preduzeću za otkup papira, ili je uništiti, samo na temelju rješenja Arhiva Federacije.
Preduzeće za otkup papira ne smije preuzeti registraturnu građu bez rješenja Arhiva federacije.
Zaključak
Prilikom utvrđivanja roka čuvanja računovodstvene i porezne dokumentacije potrebno je voditi računa o propisanim zakonskim rokovima koje smo naveli u ovom tekstu. Najznačajniji od navedenih je Zakon o računovodstvu i reviziji koji generalno propisuje i najduže rokove čuvanja računovodstvene i porezne dokumentacije.
