Prema istraživanjima o upotrebi tehnologije u neprofitnim organizacijama u EU, računovodstveni softver je jedna od najčešće korištenih tehnologija u neprofitnom sektoru.
Računovodstvo u neprofitnom sektoru je ključna oblast jer nudi prikaz troškova, prihoda, imovine, obaveza, te nudi podatke koji su potrebni za sastavljanje tačnih i preciznih izvještaja, što je opet uslov za dobijanje donacija.
Finansijska transparentnost udruženja je imperativ
Neprofitne organizacije ozbiljnost svog rada ne dokazuju više dobrovoljnim transparentnim vođenjem organizacije. Transparentnost, prije svega finansijska, sada je zakonska obaveza svake organizacije i udruženja koje je registrovano u BiH.
U ranijim tekstovima smo navodili da udruženja registracijom postaju pravni subjekti i zbog toga imaju obavezu predati godišnji obračun po „osiromašenom kontnom planu“ čime se pravda rad udruženja.
Za ovakav vid “pravdanja” rada udruženja dovoljno je jednom godišnje angažovati certificiranog računovođu koji će za vas sastaviti godišnji obračun. Ovim su riješene zakonske obaveze udruženja za čitavu godinu.
Specifični uslovi koje traže donatori i fondovi
Ako imate udruženje ili nevladinu organizaciju koje godišnje imaju veći protok novca i imaju veći broj uposlenih, za takve pravne subjekte važe druga pravila.
Uz obavezu transparentnosti rada, što podrazumijeva vođenje dvojnog knjigovodstva, obračun plaća uposlenih i ostale obaveze, za ovakve organizacije postoje i posebni uslovi koje nameću donatori i fondovi iz kojih se nevladine organizacije i udruženja finansiraju.
Među specifičnim zahtjevima koji se traže od organizacija mogu se naći:
- obračuni u lokalnoj valuti, ali u finansijskim izvještajima potrebni su obračuni i u valutama koje su u projektima navedene kao specijalni zahtjev
- svi računi i izdaci moraju biti lako provjerljivi i da se mogu pratiti u računovodstvenom sistemu
- računovodstveni sistem mora se oblikovati kako bi povezao izdatke s izvorom sredstava koja su je finansirala
- računovodstveni sistem mora koristiti softverski paket koji osigurava pouzdanost i sigurnost
Preporuke za korištenje računovodstvenog softvera nisu tu zbog razvoja tehnologije ili trendova. Postoje funkcije koje računovodstveni softver može pružiti, a koje ne možete ostvariti “ručnim” vođenjem knjiga ili excel tabelama.
Specijalizovani računovodstveni softver omogućuje snažniju kontrolu od “ručnog” vođenja knjiga, pa je korištenje softvera poželjno zbog pouzdanosti.
Pored jednostavnosti i praktičnosti korištenja softvera za knjigovodstvo, razloga za upotrebu ima više, što ćemo detaljnije objasniti u nastavku.
Cloud računovodstveni softver – knjigovodstvo na jedan klik
Tehnologija je promijenila i računovodstvo.
Ne tako davno za vođenje knjiga se kupovao softver koji je bio u vašem vlasništvu.
Kupite licencu, instalirate softver na vaš računar koji je morao biti dobro zaštićen od virusa i imati solidnu količinu prostora za spremanje svih podataka. Nakon instalacije i podešavanja imali ste vlastiti program za vođenje knjiga.
Taj vlastiti računovodstveni program koštao vas je ažuriranja, održavanja programa i računara, bekapa svih baza podataka i njihovo čuvanje na nekoliko različitih (također sigurnih) lokacija, educiranog čovjeka koji je sve znao uraditi i ne dati otkaz u organizaciji. I na kraju čovjeka koji ima dovoljno živaca da o svemu ovome konstantno vodi računa!
Danas se praksa promijenila!
Postoji SaaS rješenje koje je smješteno u cloud sistemu.
Da vas ne zbunjujemo, u prijevodu ovo znači da vi softver za knjigovodstvo kupujete kao uslugu koju plaćate mjesečno.
Ta je usluga smještena u oblak i vi toj računovodstvenoj usluzi možete pristupiti s kojeg god mjesta, u koje god vrijeme i sa bilo kojeg uređaja.
Jedini je uslov da imate internet i pristupne podatke.
Kako funkcionira cloud računovodstveni softver
Kada se odlučite na kupovinu cloud računovodstvenog softvera, uz pomoć pristupnih podataka i aplikacije na tabletu, mobitelu ili računaru, možete otvoriti svoje knjige i pregledati sve što vas u tom trenutku interesuje. Nema veze što je ponoć!
Pristup vašim podacima i računima imate samo vi, odnosno osoba koja zna pristupne podatke, i vaš računovođa. Od krađe podataka, uvida u knjige i špijuniranja postoji zaštita koja osigurava privatnost podataka svih korisnika.
Koje su mogućnosti cloud računovodstvenog softvera
Mogućnosti cloud knjigovodstvenog softvera su onakve kakve su vama potrebne.
Ne dobijate previše ni premalo.
Ključno je što vi za neprofitnu organizaciju ne kupujete knjigovodstveni softver kojeg se ni korporacija ne bi postidjela. Vaše obračunske jedinice, pregled utrošenih sredstava i izvještaji donatorima, kreiraju se baš prema vašim potrebama i zahtjevima.
Fleksibilnost je jedna od prednosti softvera, jer kako vaša organizacija raste, mijenjaju se vaše potrebe, tako se i softver modificira bez gubitka podataka i prevelikih stresova.
Kako odabrati računovodstveni softver za udruženje
Znate da vam treba softver, a ne znate šta vam konkretno treba?
Pomoć u donošenju odluke i odabira računovodstvenog softvera naveli smo na listi koja sadrži nekoliko elemenata koji su svim korisnicima važni:
- cijena samog paketa
- cijena uvođenja
- cijena održavanja i nadogradnje
- cijena obuke uposlenih
- vrijeme potrebno za uvođenje
- mogućnost proizvođača softvera da hitno odgovori zakonskim izmjenama
- prilagodljivost softvera zahtjevima korisnika
- mogućnost korištenja novih tehnologija
- obučenost ljudi za podršku
- kvalitet obuke korisnika
- pisana uputstva…
Ako imate iskustva u radu neprofitne organizacije, vjerovatno znate koje su vaše potrebe i kako ćete tražiti najbolje rješenje za svoju organizaciju.
U ranijem tekstu koji govori o tome kako odabrati računovodstveni softver objasnili smo kako agencija Capitalia radi i kako cloud računovodstveni softver funkcioniše u praksi.
Ako i dalje niste sigurni šta je vama potrebno, a prilikom istraživanja ste shvatili da svi nude najbolji softver i da je svaki novi savršeniji od onog prethodnog, pored računovodstvenog softvera potrebno vam je savjetovanje.
Ako ste došli u ovu situaciju tim agencije Capitalia vam nudi besplatno savjetovanje o računovodstvenom softveru, njegovoj primjeni i upotrebi u svakodnevnom poslovanju. Nazovite nas bez ikakve obaveze, a mi ćemo vas riješiti nedoumica i olakšati izbor!
