Problemi su teška pitanja čije rješavanje zahtijeva vremena i razmišljanja.
Ako ne razmišljamo dovoljno dugo, analitično i svestrano, posljedice odluka mogu loše uticati na kompaniju i na zaposlene.
Ako analiziramo dovoljno dobro i dugo, ipak nema garancije da je rješenje problema dobro.
Zašto je učinkovito rješavanje problema važno?
Britanska znanstvenica Enid Mumford je tvrdila da “mnogi problemi nisu dobro definirani i sadrže više elemenata. Često se problemi sastoje od niza akcija i reakcija. Konačni rezultat je proizvod interakcije različitih dijelova tog problema. Što može biti katastrofa.”
Detaljnije objašnjenje za ovakve pojave imamo u teoriji haosa prema kojoj je veliki dio onoga što izgleda složeno, zbunjujuće i slučajno proizvod sistema koji ne prepoznajemo.
U ovom prikrivenom i osjetljivom skupu odnosa, čak i mali poremećaji mogu imati umnožavajući učinak. Ovo bi moglo značiti da od početnog problema, koji ne znamo sistemski riješiti, najmanji poremećaji dovode do novog problema. Dok stari, već postojeći problem još nije riješen.
Dobar primjer za ovakve situacije je digitalizacija poslovanja koja je u januaru 2020. godine bila strašno težak projekt u mnogim kompanijama. Mnoge su kompanije nastojale uspostaviti procese digitalnog poslovanja, ali u praksi je bilo mnogo poteškoća.
Zaposleni su teško prihvaćali drukčije načine rada, procedure su bile nejasne, vrijeme se gubilo na traženje dokumenata po folderima.
Paradoksalno, digitalizacija je usporavala rad.
U maju 2020. godine situacija se drastično promijenila.
Digitalna transformacija kompanija bila je u punom zamahu i sve je funkcioniralo.
Znamo li šta je rješavanje problema?
Svi znamo šta je rješavanje problema.
Ili bar mislimo da znamo.
Mnogi znanstvenici i eksperti koji pomažu u rješavanju specifičnih problema imaju svoje definicije rješavanja problema. Gotovo svim definicijama je zajedničko to da se problem ne rješava kao izolirana pojava.
Margot Constanzo, advokatica koja druge pravnike podučava rješavanju problema, ima specifičnu definiciju rješavanja problema.
Ona kritizira pristupe koji rješavanje problema vide kao rješavanje situacija u kojima je nešto pošlo po zlu. Ona tvrdi da su to situacije kojima treba upravljati, a ne problemi koje treba riješiti. Njezina definicija kaže “to je nešto što se dogodilo u prošlosti što dovodi do problema ili nešto što se može dogoditi u budućnosti i imati isti učinak.”
Constanzo vjeruje da je rješavanje problema primjena utvrđenih stručnih znanja i metodologija za rješenje problema.
Donald Schon, američki akademik, također ima svoju definiciju. Tvrdi da je prvi zadatak razumjeti prirodu problema.
To zahtijeva proces onoga što on naziva “postavljanjem problema” i uključuje odluke o tome:
- u čemu je problem,
- kakvo je rješenje potrebno
- izbor najboljih sredstava za postizanje toga.
Problemi su često složeni i nesigurni. Moraju se analizirati i definirati prije nego što se rješenje može pronaći i primijeniti.
Također mora postojati procjena posljedica predloženih mjera.
7 koraka za uspješno rješavanje problema u kompaniji
Učinkovito rješavanje problema jedna je od najvažnijih osobina koje odvajaju velike lidere/ke od prosječnih.
Biti uspješan ne znači da nemate nikakvih problema.
To znači da znate kako učinkovito rješavati probleme kad se pojave.
Bez obzira na stil vođenja, rješavanju problema se pristupa u nekoliko koraka:
- Utvrdite problem
Na početku je važno utvrditi problem i njegovu veličinu i utjecaj na organizaciju. Važno je izbjegavati fokusiranje na pojedince, u fokusu moraju biti akcije i ponašanja. Problem mora biti jasno definiran i prihvaćen od svih relevantnih strana.
- Analizirajte problem
U kojoj je fazi ovaj problem? Koliko je hitno rješavanje problema?
Na samom početku šteta ne može biti velika, ima dovoljno vremena da se poduzmu odgovarajuće mjere. U drugoj fazi problem već uzrokuje određenu štetu i potrebno je poduzeti korake za rješavanje problema. U ovoj fazi posljedice neriješenih problema mogu biti veće, dublje i skuplje ako taj problem ne riješimo brzo.
Treća je faza krize, kada je problem toliko ozbiljan da se mora odmah ispraviti. U ovoj fazi nanesena je stvarna šteta procesima, ugledu, finansijama kompanije. To dugoročno može uticati na sposobnost poslovanja.
- Opišite problem
Ovo je izuzetno važan korak u rješavanju problema. Jer ako ne postavite pravilno ovaj korak, možda rješavate nešto što u stvari nije problem.
Preporuka je opisati problem tako da ga napišete u obliku izjave u 12 riječi ili manje.
Na ovaj način ćete precizirati problem. Nakon ovoga, razgovarajte sa svojim timom kako biste se uvjerili da:
- to zaista jeste korijen problema,
- to ima smisla,
- svi koji rade na rješenju rade na istom cilju.
Najvažnije pitanje kada opisujete svoj problem: Je li vaša pretpostavka tačna?
Ovaj se korak na radionicama često ilustrira pričom o inženjerskom stavu o starom pitanju “napola prazno, napola puno”.
Govornik je pridržavao čašu vode i pitao je li čaša napola prazna ili napola puna. Nakon rasprave unutar grupe obično slijedi lekcija o optimizmu, stavovima i shvatanjima.
U ovoj verziji priče inženjer koji je sudjelovao na radionici je odgovorio: “Vidim da je ova čaša vode dvostruko veća od one koja treba biti.”
Da ne bi došlo do situacije da se rješava problem kojeg nema, važno je utvrditi šta zaista uzrokuje problem.
- Potražite temeljne uzroke
Potrebno je postaviti pitanja poput:
- Što je uzrokovalo problem?
- Ko je odgovoran za problem?
- Kada se prvi put pojavio ovaj problem?
- Zašto se to dogodilo?
- Kako je došlo do ovog odstupanja od standarda?
- Gdje nas to najviše boli?
- Kako da pristupimo rješavanju ovog problema?
Za dobru realizaciju ovog koraka, važno je da zaposleni imaju psihološku sigurnost na radnom mjestu jer ne tražimo krivce za određene stvari, tražimo uzrok zbog kojeg imamo problem da bismo ga riješili na što bolji način.
- Razvijte alternativna rješenja
Gotovo svaki problem s kojim se morate suočiti ima više rješenja.
Dobro bi bilo napraviti spisak zamjenskih rješenja koja vi i vaš tim možete procijeniti i odlučiti koje će biti najbolje za određeni problem i za trenutnu situaciju.
Rješenja se procjenjuju na osnovu:
- učinkovitosti,
- troškova,
- dugoročne vrijednosti,
- resursa koje imate i koje možete posvetiti rješavanju problema.
Nakon detaljne analize, najboljim rješenjem problema može se smatrati ono koje zadovoljava najviše ovih kriterija.
- Primijenite rješenje
Implementacija rješenja znači da svi u timu znaju i razumiju svoj dio:
- u postizanju uspjeha,
- da postoje vremenski rokovi za izvršenje,
- da imate uspostavljen sustav za praćenje je li rješenje riješilo problem.
Ovaj korak uključuje i rezervni plan, što će se dogoditi ako nešto krene po zlu i ako rješenje ne uspije onako kako ste mislili.
- Izmjerite rezultate
Mjerenje rezultata je važno kako bismo mogli odgovoriti na pitanja:
- Je li uspjelo?
- Je li ovo bilo dobro rješenje?
- Jesmo li ovdje u provedbi naučili nešto što bismo mogli primijeniti na druge potencijalne probleme?
Zaključak
Mumford u svojoj knjizi “Dangerous Decisions Problem Solving in Tomorrow’s World” spominje kako će se prilikom rješavanja problema morati posvetiti velika pažnja onome što je:
- moguće,
- prihvatljivo,
- poželjno,
- etično.
Pri tom, nema garancije da je donesena odluka ispravna. Današnji i sutrašnji izazov je da će radni život većine menadžera vjerojatno biti niz problema, od kojih svaki zahtijeva različite vrste iskustva i pristupa.
Ako se nikada niste morali suočiti s problemima na poslu, velike su šanse da vas kompanija ne treba.
Autorica: Irena Omazić
