Kriza je prijetnja koja može imati negativne posljedice ako se s njom ne postupa pravilno. U većini slučajeva krize mogu stvoriti tri prijetnje:
- javna sigurnost
- finansijski gubitak
- gubitak ugleda
Koronavirus stvara sve tri prijetnje. Od prvog dana proglašenja pandemije, postoji veliki rizik od zaraze kako djelatnika tako i klijenata, kupaca, a finansijski gubici su bili evidentni već nakon mjesec dana trajanja lockdowna.
Jesmo li se mogli pripremiti na ovakav način poslovanja i kako pripremiti firmu za krizu?
5 koraka kako organizovati firmu tokom korone
Ako se kriznim upravljanjem ne postupa pravilno ili pravodobno, šteta može biti nenadoknadiva. Korona nas je naučila da ne postoji uvijek odgovarajući način na koji možemo spriječiti krizu, ali njene posljedice možemo ublažiti.
U ovom tekstu donosimo vam nekoliko načina kako za vrijeme pandemije COVID-19 ostati siguran, sačuvati zdravlje djelatnika, klijenata i kupaca, održati otvorenu komunikaciju i produktivnost u timu.
1 Donesite krizni plan pripravnosti i odgovora na pojavu koronavirusa
U preporukama Kriznog štaba u junu 2020. donesena je naredba da svaka firma koja zapošaljava više od 20 djelatnika mora imati krizni plan. “Nalaže se svim pravnim i fizičkim osobama, koja zapošljavaju više od 20 djelatnika, a koji do sada nisu donijeli krizni plan pripravnosti i odgovora na pojavu novog koronavirusa (COVID-19) da što žurnije donesu navedeni plan, kojim će biti usklađena organizacija rada navedenih subjekata sa datim preporukama i smjernicama Zavoda za javno zdravstvo Federacije BiH i kantonalnih zavoda za javno zdravstvo.”
Preporuke i smjernice Kriznog štaba FBiH odnose se na postupanje djelatnika u zatvorenim i otvorenim prostorima firme gdje je obavezno:
- nošenje maski,
- poštivanje fizičke distance
- korištenje dezinfekcijskih sredstava (sa najmanje 70% alkohola)
- čišćenje dodirnih tačaka najmanje 3 puta dnevno
- osigurati što veće sale za sastanke koje se čiste nakon svakog sastanka
- redovno provjetravanje prostorija
- na vidljiva mjesta istaknuti “Uputstvo o pravilnom pranju ruku”
Krizni plan nije novost koju nam je donijela pandemija COVID-19. Ovakvi planovi su se kreirali i za:
- vrste kriza s obzirom na okolinu iz koje potječu (krize fizičke naravi, krize javnog mišljenja, krize zbog grešaka uprave, krize gospodarsko-političke okoline)
- vrste kriza s obzirom na vrijeme upozoravanja (iznenadne krize/nesreće i smrtni slučaj i prikrivene krize/revizije, unutarnji čimbenici)
- vrste kriza s obzirom na njihovo doživljavanje (neobične krize i percepcijske krize).
Mnogi naučnici kao uzroke kriza navode i: nesreće i prirodne događaje, krize povezane sa zdravljem i okolišem, tehnološke incidente, gospodarske i tržišne sile, djelatnike izvan kontrole (zviždače).
Krizni pan nije još jedna formalnost koju je potrebno ispoštovati. Provedba plana, osobito onaj dio koji je vezan za sigurnost i zdravlje djelatnika, odgovornost je menadžmenta.
Ako je u vašoj firmi zaposleno 20 ljudi i ako svi imaju četveročlanu obitelj, to znači da postupanje vaše firme ima izravan uticaj na 80 ljudi. Krizni plan bi trebao što je moguće više ublažiti negativne uticaje.
Pored obaveza koje nameće Krizni štab, krizni plan bi trebao sadržavati i one elemente koji se ne tiču širenja zaraze, nego funkcionisanja firme, osiguravanja produktivnosti, novčanih tokova i komunikacije.
2 Informišite djelatnike i klijente
Najbolji način da pokažete da vladate situacijom jeste da komunicirate jasno, precizno i pravovremeno.
Sve odluke vezane za upravljanje kompanijom, njihov uticaj na komunikaciju, obavljanje svakodnevnih zadataka, poslovanje i saradnju, sve to je potrebno jednostavno komunicirati da bi se i djelatnici i klijenti (kupci) mogli prilagoditi situaciji.
3 Uvedite mogućnost rada od kuće kad god je to moguće
Rad od kuće prvenstveno znači manji broj kontakata i manju izloženost djelatnika.
Mali broj kompanija ima pravilnik za rad od kuće, ali uz odgovarajuću tehnologiju i infrastrukturu za obavljanje poslova, promjene se mogu relativno brzo prihvatiti.
U Računovodstvenoj agenciji CAPITALIA već duže vrijeme nastojimo olakšati poslove korištenjem tehnologije, različitih alata i softwarea za knjigovodstvo koji je moguće koristiti i na mobilnim uređajima.
Na ovaj smo način usvojili procedure rada i praksu korištenja “cloud-based” tehnologije iako nismo bili primorani na to. Danas, kada za ovom praksom postoji potreba, ne osjećamo pritisak zbog korištenja novih i drukčijih alata.
Ovakva praksa olakšala nam je rad od kuće. CAPITALIA tim održava efikasnu komunikaciju u timu i uspješno sarađuje s klijentima zahvaljujući brzom prihvatanju novih alata.
4 Definirajte primarne kanale interne komunikacije
Veliki broj problema u komunikaciji nastaje kada neke stvari podrazumijevamo i ne izgovorimo ih. Fizička distanca može značiti problem u timskoj komunikaciji, ali i ne mora. Za dobru komunikaciju za početak je potrebno definirati koje aplikacije koristimo za:
- online sastanke,
- svakodnevno komuniciranje,
- dijeljenje dokumenata.
Važno je da svaki djelatnik sa sigurnošću može pronaći sve informacije i dokumente bez gubitka vremena.
Izbor kanala komunikacije ovisi isključivo o vašem načinu rada i uslovima koji vama i vašim klijentima odgovaraju. Agencija CAPITALIA u radu s klijentima, ali i u internoj komunikaciji telefon i Teams, Zoom, Skype ili Viber. Ovo smo naglasili u našoj objavi na blogu da bismo olakšali i ubrzali proces komunikacije i pripremu samih alata koje ćemo koristiti u pojedinim suradnjama.
5 Komunicirajte sa svojim javnostima
Važan dio svakog kriznog plana je transparentna komunikacija. U agenciji CAPITALIA kao kanale komunikacije koristimo naš organizacijski blog, email, društvene mreže. Ono što je jako važno naglasiti je to da nijedan od ovih kanala nismo počeli koristiti kada je kriza došla.
Sve naše zainteresirane javnosti smo naviknuli da vijesti o poslovanju, zakonske promjene koje utiču na poslovanje i aktuelne novosti koje utiču na poslovanje već duže vrijeme mogu pronaći upravo na stranicama agencije CAPITALIA.
Ovime smo krizu dočekali spremni jer imamo efikasan alat koji nam neke procese u našem radu mogu olakšati kada to bude potrebno. Na organizacijskom blogu smo podijelili i vijest o načinu saradnje tijekom pandemije u kojem svi naši klijenti mogu u svako doba dana pronaći osnovne informacije. Zahvaljujući ovim alatima Računovodstvena agencija CAPITALIA komunicira kad je to klijentima potrebno bez obzira na radno vrijeme i način rada od kuće.
Krizni plan bi trebao definirati i način komuniciranja sa svim zainteresiranim javnostima: djelatnicima, klijentima i kupcima, menadžmentom, dioničarima, investitorima. Propisani alati komunikacije i način na koji će se oni koristiti tokom krize mogu ubrzati reagovanje firme na neke situacije i ubrzati donošenje odluka.
Ono što je za firme tokom krize najveći prioritet je dobrobit ljudi. Snažan plan upravljanja krizama može pomoći firmama da osiguraju dobrobit svojih ljudi, zaštite resurse i ojačaju sposobnost za optimalno poslovanje u određenim situacijama.
Pandemja COVID-19 nije jedina kriza s kojom smo se suočili. Poplave koje su 2014. godine pogodile BiH također su uzrokovale velike krizu i promjene na tržištu. Zato je dobar plan za organizaciju firme tokom krize dokument koji je potreban svim organizacijama, bez obzira na djelatnost i veličinu.
