Cloud servis povećava produktivnost i unapređuje saradnju između računovodstvene agencije i klijenta.
Agencije ga vrlo često koriste kao dokument menadžment sistem što je jedan od važnijih segmenata brze i kvalitetne saradnje agencije i klijenta. Objasnit ćemo kasnije i razloge za to.
Zašto dokument menadžment sistem ističemo na prvo mjesto, a ne recimo računovodstveni software?
Još 2012. godine McKinsey je svojim istraživanjem pokazao da zaposlenici provode 1,8 sati dnevno (prosječno 9,3 sata sedmično) u pretraživanju i prikupljanju informacija.
Tokom 2018. Nintex je proveo anketu Definitive Guide to America’s Most Broken Processes na uzorku 1000 američkih stalno zaposlenih radnika u svim industrijama i odjelima.
Među anketiranima njih 39% uočava neispravne procese upravljanja dokumentima ili prodajom unutar svoje organizacije.
Posebno je istaknuto da:
- 49% ispitanikaimalo je problema s pronalaženjem dokumenata
- 43% ima problema sa zahtjevima za odobrenje i dijeljenjem dokumenata
- 33% se bori s verzijama dokumenta
Korištenje cloud (oblak) servisa u računovodstvu
Informacije koje se dijele putem e-pošte, razgovora, slajdova, dokumenata i proračunskih tablica isključuju se i izoliraju od posla koji treba obaviti.
To često dovodi do nedostupnih i zastarjelih podataka.
Baš zato korištenje cloud servisa u računovodstvu više nije inovativan pristup poslu, nego potreba koja olakšava i ubrzava komunikaciju.
Naša je praksa da računovodstveni software instaliramo na uređaj koji klijent može koristiti u organizaciji i na terenu.
Capitalia tim u realnom vremenu ima pristup svim fakturama i dokumentima koji su tim softwareom kreirani upravo zahvaljujući cloud servisu.
Sve fakture i dokumenti skenirani i smješteni (na jedno mjesto!) u oblaku čine nas sigurnim, organiziranim i efikasnim timom. Čak i onda kada radimo u nekoliko različitih gradova.
Najbolji cloud servis je onaj koji odgovara potrebama saradnje
Pored toga što postoji veliki broj cloud servisa agencija Capitalia za saradnju sa svojim klijentima koristi Google Drive.
Za to postoji nekoliko razloga:
- Jednostavan je za korištenje – bez obzira na to koliki ste fan tehnologije i da li nove tehnologije prihvatate lako i brzo, G Drive je izuzetno jednostavno rješenje čije korištenje ne zahtijeva dodatnu edukaciju.
- Nudi personaliziran pristup – pristup G driveu ima svaka osoba sa gmail računom. Ovo je jako važno i zbog sigurnosti dokumenata jer tačno znate ko koristi taj prostor u oblaku i sa kojih uređaja mu pristupa. Više ljudi i više uređaja znači više sigurnosnih rizika.
- G Drive je besplatan – malim kompanijama, obrtima, nevladinim organizacijama je racionalizacija troškova jako važna, a 15 gigabajta prostora za dokumente je sasvim dovoljno. Kupovina dodatnih gigabajta za dokumente je jednostavna, što je još jedan plus.
Šta nam cloud servis pruža
Za korištenje cloud servisa u računovodstvenoj agenciji nije isključivo razlog brzina komunikacije ni olakšavanje svakodnevnih radnih zadataka našim klijentima.
Cloud servis u poslovanju znači:
- Veću produktivnost – korištenje odgovarajućih alata povećava produktivnost. Procese koji se svakodnevno ponavljaju automatiziramo, a vrijeme i rad posvećujemo važnijim poslovima. G Drive koji koristimo kao dokument menadžment sistem daje nam upravo to, sigurnost da su svi potrebni dokumenti organizirani na jednom mjestu i da nema grešaka u njihovoj obradi i slanju agenciji.
- Manje količine informacija – dupliranje i čuvanje informacija koje su već ranije spremljene je problem koji utiče i na zaposlene i na poslovanje. Organizacija dokumenata na jedno sigurno i dostupno mjesto sjajan je potez koji rasterećuje i procese i ljude koji njima upravljaju.
- Učinkovitiji poslovni procesi – sigurnost u dobro funkcioniranje poslovnih procesa čovjeka rasterećuje i smanjuje stres jer ne razmišljate da li je faktura spremljena i na kojem je mjestu spremljena.
Cloud poslovanje je i ušteda
Istaknuli smo da korištenje IT alata utiče na produktivnost, brzinu, komunikaciju.
Ali postoji još jedan (možda najvažniji) segment digitalne transformacije, a to su uštede koje se drugim metodama ne mogu ostvariti.
Deloitte je objavio svoje novo izvješće o rezultatima globalnog ispitivanja na temu upravljanja troškovima „Global Cost Survey Report“.
Prema izvješću, gotovo dvije trećine ispitanih tvrtki nije tradicionalnim strategijama uspjelo ostvariti ciljane uštede.
Pored toga što se, prihvatanjem novih tehnologija, možete svrstati u red modernih “paperless” organizacija, zahvaljujući cloud poslovanju u jeku sezone završnih računa, PDV i poreznih prijava imate sve svoje dokumente klik daleko.
Čak i ako sjedite u parku!
